GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLER

Gizlilik ve kişisel veriler

1. Veri sorumlusu ve iletişim

Bu bilgilendirme ziyaretçilere, üyelere, yarışmacı adaylarına, destek verenlere ve challenge önerisinde bulunanlara yöneliktir. Veri sorumlusu Ozworks’ün adresi Toros Mah. 78025 Sk. Eserkent Sitesi A Blok No:14-1 İç Kapı No:22 Çukurova/ADANA, MERSİS numarası 0650018486700001’dir. Sorularınızı ve kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi info@promptarena.com.tr adresine iletebilirsiniz. Bu metni okumanız veya okuduğunuzu belirtmeniz, açık rıza verdiğiniz, reklam izni verdiğiniz ya da eser kullanım hakkını devrettiğiniz anlamına gelmez.

2. İşlenen bilgiler ve kullanım amaçları

Bilgileriniz; site formları, Google veya e-posta ile giriş, dosya yüklemeleri, destek ve öneri işlemleri, teknik kayıtlar ve yazışmalar yoluyla elektronik ortamda toplanır. Organizasyon sırasında ihtiyaç duyulan fiziki belgeler de veri kayıt sisteminin bir parçası olarak işlenebilir.

• Hesap ve giriş: Adınız, e-posta adresiniz, hesap tanımlayıcınız ile doğrulama ve oturum bilgileriniz, üyelik işlemleri ve güvenli giriş için işlenir.
• Başvuru ve organizasyon: Kimlik ve iletişim bilgileriniz, doğum tarihiniz, üniversite ve öğrenim bilgileriniz, şehriniz, deneyiminiz ve form yanıtlarınız ile gönderdiğiniz fotoğraflar, videolar, çalışmalar ve bağlantılar, başvurunuzu değerlendirmek ve yarışmayı yürütmek için işlenir. Seçilen yarışmacılardan, gerektiğinde katılıma uygunluk, seyahat, ödeme ve ödül teslimine ilişkin bilgiler de alınır.
• Destek ve öneriler: Hesabınızla bağlantılı destekler, işlem zamanları, challenge önerileri ve bunların ekleri; görüşleri kaydetmek, destek sonuçlarını jüriye sunmak ve önerileri değerlendirmek için işlenir.
• Teknik kayıtlar: IP, erişim ve oturum bilgileri ile güvenlik özetleri ve işlem kayıtları, sistemi korumak ve usulsüzlükleri incelemek için işlenir. Sayfa, tıklama ve video etkileşimleri, cihaz ve tarayıcı türü, sekme kimliği ve günlük ziyaretçi özeti de site kullanımını ölçmek amacıyla işlenir. Kullanım ölçümü tablosuna form içeriği, ham IP adresi veya e-posta adresi kaydedilmez. Ancak bu özet değerlerin anonim olduğu varsayılmaz.

Taslaklar ve yüklediğiniz dosyalar, başvurunuzu veya önerinizi göndermeden önce kaydedilebilir. Şifrenizi, banka kartı bilgilerinizi veya gereksiz kimlik ve sağlık bilgilerini paylaşmayın. Başkasına ait verileri izinsiz göndermeyin. Başvuru yapmanız, Google’a veya Ozworks’e promptlarınızı, başvuru içeriklerinizi, yapay zekâyla ürettiğiniz çıktıları veya video görüntülerinizi pazarlama, halkla ilişkiler, reklam ya da sosyal medya özetlerinde kullanma hakkını kendiliğinden vermez. Ozworks, yarışmaya seçilen 40 yarışmacının her birinden ayrı bir yazılı kullanım izin belgesi alır. Yarışmacının içerikleri veya görüntüleri bu izin alınmadan yayımlanmaz. Bu belgede kullanılacak içerik, kullanım amacı, mecralar, süre ve izinden yararlanacak taraflar belirtilir. Kişisel veriler için açık rıza gereken hâllerde bu rıza ayrıca alınır. İçerikler yalnızca verilen iznin kapsamında yayımlanır.

3. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz, KVKK m.5 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Üyelik, başvuru, destek ve organizasyon işlemlerinde sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c); gerekli güvenlik işlemlerinde temel hakları zedelemeyen meşru menfaat (m.5/2-f); itirazların incelenmesi ve işlemlerin ispatında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) esas alınır. Kanuni kayıtlar ve talepler için ise işlemenin kanunda öngörülmesi veya hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-a, ç) esas alınır. İsteğe bağlı tanıtım videosunun değerlendirilmesi için ayrı açık rıza gerekir (m.5/1). Zorunlu olmayan analitik ve izleme işlemleri de başka bir işleme şartı bulunmadığında ayrı açık rızaya tabidir. Siteyi kullanmanız, açık rıza verdiğiniz veya başvuru verilerinizin sponsorun pazarlama listesine eklenmesini kabul ettiğiniz anlamına gelmez.

4. Barındırma ve paylaşım

Ana uygulama ve veritabanı, Türkiye’de bulunan ve Ozworks tarafından yönetilen sunucu altyapısında barındırılır. Gemini Prompt Arena web platformunun sunucu hizmetleri, ağ katmanındaki güvenlik önlemleri, sistemlerin kararlı ve erişilebilir biçimde çalışmasını sağlayan altyapı hizmetleri ve teknik desteği DHS Bilgisayar ve İnternet Teknolojileri tarafından sağlanır.

Dosya saklama, e-posta ve yedekleme için dış hizmet sağlayıcılarından da yararlanılır. Yetkili Ozworks ekibi ile barındırma, depolama ve teknik hizmet sağlayıcıları, yalnızca görevleri için gerekli verilere erişir. Jüriye ve yapım ekibine gerekli yarışma bilgileri ve destek sonuçları iletilebilir. Seyahat, ödeme ve teslim hizmeti sağlayıcılarıyla ilgili işlem bilgileri; yetkili kurumlar ile hukuk ve mali hizmet sağlayıcılarıyla da hukuken gerekli kayıtlar paylaşılabilir. Sponsorluk, başvuru verilerine ham hâliyle pazarlama amacıyla erişim hakkı vermez.

Veriler, KVKK m.8 kapsamında ve paylaşım amacıyla sınırlı olarak aktarılır. Uluslararası giriş, içerik, depolama, yedekleme veya e-posta hizmetleri kullanıldığında veriler yurt dışında işlenebilir. Bu aktarımlarda ayrıca m.9’da belirtilen geçerli aktarım şartının sağlanması gerekir. Bu metin veya genel kabul kutusu, aktarım için gerekli güvencenin yerine geçmez. Verilerin aktarıldığı kişiler ve kuruluşlar ile sağlanan güvenceler hakkında Ozworks’ten bilgi isteyebilirsiniz.

5. Giriş, çerezler ve kullanım ölçümü

Google ile giriş yaptığınızda hesap tanımlayıcınız, adınız ve doğrulanmış e-posta adresiniz alınır; Google şifreniz alınmaz. E-posta ile girişte, 10 dakika geçerli olan tek kullanımlık bir kod gönderilir. Doğrulama kaydında bu kodun özeti tutulur. Doğrulanmış e-posta adresiniz aynıysa her iki giriş yöntemiyle de aynı hesaba erişebilirsiniz. Google giriş bileşeni, sayfa açıldığında bağlantı kurabilir. YouTube video kapakları görüntülenirken ve videolar oynatılırken ilgili sağlayıcıya teknik bilgi iletilebilir. Sağlayıcının kendi veri işleme faaliyetlerinde Google Gizlilik Politikası geçerlidir.

Birinci taraf çerezleri olan arena_member ve arena_admin, oturum ve güvenlik amacıyla kullanılır; bu çerezlere kalıcı bir son kullanma tarihi atanmaz. Üyelerin sunucu oturumu 1 saat hareketsizlikten sonra, her durumda en fazla 24 saat sonunda geçersiz hâle gelir. Yöneticiler için bu süreler sırasıyla 30 dakika ve en fazla 8 saattir. Bu süreler, çerezlerin cihazdan ne zaman silineceğini belirlemez; silinme süresinde tarayıcının oturum ayarları etkilidir. Gerekli oturum ve güvenlik işlemleri m.5/2-c ve f kapsamındadır.

Sekme depolamasında tutulan arena-basvuru-taslak ve arena-oner-taslak kayıtları, formu doldurmaya devam edebilmeniz için kullanılır (m.5/2-c). Taslaklar geri alındığında bu kayıtlar temizlenir; aksi durumda kayıtların saklanması sekme ve oturum yönetimine bağlıdır. arena-oturum, kullanım ölçümü için kullanılan sekme kimliğidir. Bu ölçümde, kalıcı analitik çerezi yerine günlük olarak değişen ziyaretçi özeti de kullanılır. Ölçümün çerez kullanılmadan yapılması, zorunlu olmayan işlemler için gereken rızanın alınması yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Üçüncü taraflar kendi çerezlerini kullanabilir; bunlar hakkında bilgi almak için ilgili sağlayıcının çerez açıklamasını inceleyebilirsiniz. Tarayıcı ayarlarından çerezleri ve site verilerini silebilirsiniz. Zorunlu çerezleri engellemeniz, giriş yapmanızı etkileyebilir. Bu ayarlar, gerektiğinde işlemden önce alınması gereken rızanın yerine geçmez.

6. Saklama ve güvenlik

Veriler, işleme amacı ve kanuni yükümlülükler için gerekli olan süre boyunca saklanır. Saklama politikasına göre, gönderilmemiş taslaklar son işlemden itibaren en fazla 30 gün tutulur. Seçilmeyen adayların formları kampanya kapanışından itibaren en fazla 6 ay, fotoğraf ve videoları ise kadronun kesinleşmesinden itibaren en fazla 90 gün saklanır. Yayımlanmamış ham çekimler için üst sınır, son bölümün yayınından itibaren 12 aydır. Kişilerle ilişkilendirilebilen destek ve sonuç denetim kayıtları da kampanya kapanışından itibaren en fazla 12 ay saklanır. Bu süreler, verilerin otomatik olarak silineceği anlamına gelmez. İşleme amacı daha önce sona ererse belirtilen sürelerin dolması beklenmez.

Hesaplar, hizmetin sunulması için gerekli olduğu sürece tutulur. Diğer ekler, öneriler ve teknik kayıtlar da ilgili amaç ve zorunlulukların gerektirdiği süreyle sınırlı olarak saklanır. Silme taleplerini Ozworks değerlendirir. İşleme şartları sona eren veriler, kopyaları ve yedekleri de dikkate alınarak silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Hukuken saklanması zorunlu olan kayıtlar, yalnızca gerekli süre boyunca ve erişimleri sınırlandırılarak tutulur. Yetkilendirme, HTTPS, oturum doğrulaması ve güvenlik kontrolleri uygulanır; ancak tüm risklerin ortadan kaldırılacağı garanti edilmez.

7. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini, işleme amacını ve verilerin aktarıldığı kişileri veya kuruluşları öğrenebilir, bu konularda bilgi isteyebilirsiniz. Verilerinizin düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı alıcılara bildirilmesini talep edebilirsiniz. Verilerinizin yalnızca otomatik analiz yoluyla değerlendirilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz edebilir ve hukuka aykırı veri işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Başvurunuzu, kimliğinizi ve talebinizi belirlemeye yetecek bilgilerle birlikte şirket adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Sistemde kayıtlı e-posta adresinizden info@promptarena.com.tr adresine de başvurabilirsiniz. Mevzuatta belirtilen diğer başvuru yöntemleri saklıdır. Talepler en geç 30 gün içinde, kural olarak ücretsiz yanıtlanır; gerekli hâllerde Kurulun belirlediği ücret tarifesi uygulanabilir. Talebiniz reddedilirse, yanıtı yetersiz bulursanız veya yanıt alamazsanız kanuni süreler içinde Kurula şikâyette bulunabilirsiniz. Açık rızanızı geri çekebilirsiniz. Başka bir hukuki sebep yoksa ilgili veri işleme faaliyetine devam edilmez. Google veya e-posta ile giriş yapmanız, reşit olduğunuzu kanıtlamaz. Yarışmaya katılmak için 18 yaş şartını karşılamanız gerekir; veli veya yasal temsilci izni bu şartın yerine geçmez. Ozworks, katılım koşullarının karşılanıp karşılanmadığını kontrol etmek için gerekli doğrulamayı yapar.